POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES IMPORTADORA CASA COLOMBIA S.A.S.

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Importadora Casa Colombia S.A.S. adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, con el fin de garantizar los derechos de los titulares y regular los procedimientos de recolección, uso, almacenamiento, transmisión, transferencia y eliminación de los datos personales que trata en el desarrollo de sus actividades empresariales.

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta política aplica a todos los datos personales recolectados, almacenados, utilizados, transmitidos o tratados por Importadora Casa Colombia S.A.S., en calidad de responsable o encargado del tratamiento, en el marco de su actividad comercial y laboral.

2. OBJETIVO

Proteger el derecho fundamental al habeas data y establecer los principios, procedimientos y medidas para asegurar el tratamiento adecuado de los datos personales suministrados por candidatos, clientes, empleados, proveedores, accionistas y terceros relacionados.

3. DEFINICIONES

Incluyen términos como: Autorización, Aviso de Privacidad, Base de Datos, Dato Personal, Dato Sensible, Responsable del Tratamiento, Encargado del Tratamiento, Titular, Transferencia, Transmisión, Tratamiento, entre otros. (Ver documento base para el glosario completo).

4. INFORMACIÓN SUJETA A TRATAMIENTO

Importadora Casa Colombia S.A.S. podrá tratar información personal conforme a la relación con el titular, incluyendo datos de candidatos, clientes, proveedores y empleados, conforme al detalle especificado en la versión ampliada de esta política.

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales se utilizarán para: cumplimiento de obligaciones legales y contractuales, comunicación comercial, pago de obligaciones, auditorías, estudios internos, prevención de fraude, contacto con interesados, y cualquier otra finalidad vinculada al objeto social de la compañía.

6. PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Se aplican los siguientes principios:

• Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, informada al titular.
• Libertad: Requiere autorización previa, expresa e informada.
• Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, actualizada y comprensible.
• Transparencia: El titular tiene derecho a conocer el tratamiento de sus datos.
• Acceso y circulación restringida: El acceso a los datos es exclusivo del titular o terceros autorizados.
• Seguridad: Se adoptarán medidas para proteger la información.
• Confidencialidad: Toda persona que intervenga en el tratamiento deberá garantizar la reserva.
• Legalidad: El tratamiento debe realizarse conforme a la Ley 1581 de 2012.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado sobre el uso de sus datos.
4. Revocar la autorización y/o solicitar la eliminación de los datos.
5. Acceder de forma gratuita a sus datos.
6. Solicitar la supresión de los datos en los casos previstos por la ley.

8. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Importadora Casa Colombia S.A.S., en su calidad de responsable, cumplirá los siguientes deberes:

• Garantizar el ejercicio del derecho al habeas data.
• Conservar la autorización del titular.
• Informar al titular sobre la finalidad del tratamiento.
• Conservar la información de forma segura.
• Tramitar consultas y reclamos.
• Informar sobre el uso de los datos.
• Notificar violaciones de seguridad a la SIC.
• Cumplir instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Abstenerse de circular datos controvertidos sin resolución.
• Permitir acceso solo a personas autorizadas.
• Comunicar cambios relevantes en esta política.

9. AUTORIZACIÓN

La compañía ha implementado mecanismos para obtener, conservar y verificar la autorización de los titulares, ya sea por medios físicos o digitales, según el formato establecido en el Anexo 1.

10. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

El tratamiento de datos sensibles se hará exclusivamente cuando:

• Exista autorización expresa.
• Sea necesario para salvaguardar intereses vitales.
• Sea realizado por entidades sin ánimo de lucro en su ámbito legítimo.
• Sea requerido para procesos judiciales.
• Tenga fines estadísticos, científicos o históricos con supresión de identidad.

En todo caso, se informará al titular su carácter sensible y que no está obligado a autorizar su tratamiento.

11. EJERCICIO DE DERECHOS Y PRESENTACIÓN DE RECLAMOS

Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante los siguientes canales:

• Correo: subgerente@casacolombia.com.co
• Correo: aux.administrativo@casacolombia.com.co
• Correo: contador@casacolombia.com.co
• Teléfono: 320 2727700 (Bogotá)

Procedimientos habilitados: acceso, consulta, reclamos, rectificación, actualización, revocatoria y supresión de datos, conforme a los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

12. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Se implementarán medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales, evitando su pérdida, adulteración, uso o acceso no autorizado.

13. DISPOSICIONES FINALES

• El área administrativa será responsable de la gestión de solicitudes y garantía de derechos.
• Se informará oportunamente cualquier modificación sustancial de esta política.
• Vigencia: Esta política entra en vigencia a partir del 30 de marzo de 2017 y se revisa y ratifica en marzo de 2025.